Politique de confidentialité

HG-Sign est édité et hébergé par HG-HOSTING, SAS au capital de 100 €, SIREN 991 163 932, RCS Nantes, siège : 2 Allée du Verger, 44170 Nozay, France. Directeur de publication : Théo Kaladgew. Contact : contact@hg-hosting.fr. Protection des données : privacy@hg-hosting.fr. Identité officielle de l’éditeur.

Qui est responsable de vos données ?

HG-HOSTING est responsable du traitement des comptes, de la sécurité et du fonctionnement de HG-Sign. Pour les documents, les destinataires et les champs choisis par une entreprise cliente, cette entreprise décide des finalités et agit comme responsable de traitement ; HG-HOSTING traite ces données sur ses instructions. Une personne invitée à signer peut s’adresser à l’expéditeur et à notre contact vie privée.

Données et finalités

Nous traitons le nom, l’email, les préférences, les moyens d’authentification protégés, les sessions, les contacts, les documents et les événements nécessaires aux signatures. Un numéro de téléphone n’est utilisé que si une vérification SMS est configurée et demandée. Les mots de passe et codes de récupération sont hachés ; les PDF et les secrets sensibles sont chiffrés.

La gestion du compte et la fourniture du service reposent sur l’exécution du contrat. La protection contre la fraude et la sécurisation du service relèvent de notre intérêt légitime à protéger les utilisateurs. Une conservation imposée par une obligation légale est limitée à cette obligation. L’entreprise expéditrice détermine la base légale de ses propres documents. Le consentement à signer un document n’est pas un consentement général à la réutilisation de vos données.

Accès, hébergement et sous-traitants

Les données sont hébergées sur l’infrastructure HG-Hosting en France. L’accès est limité aux personnes autorisées et aux destinataires concernés. Nos intervenants techniques n’accèdent aux données que pour l’exploitation, la sécurité ou une assistance justifiée et tracée. Les emails sont acheminés par les serveurs de messagerie HG-Hosting ; le fournisseur de la boîte du destinataire reçoit les invitations et codes nécessaires.

Cloudflare fournit le DNS et le proxy de protection HTTPS. Ce prestataire traite les adresses réseau et le trafic transitant par le service, y compris les contenus transmis ; le chiffrement au repos chez HG-Hosting ne rend pas ce trafic opaque au proxy. Son réseau est international : nous ne promettons pas une transmission exclusivement située dans l’EEE. Les conditions de sous-traitance et les garanties de transfert de Cloudflare, dont les clauses contractuelles types applicables, font partie du dossier contractuel du service. Aucun cache public des documents n’est autorisé. Let’s Encrypt fournit le certificat HTTPS et reçoit les informations nécessaires à sa délivrance. Aucun document n’est envoyé à un modèle d’intelligence artificielle. Aucun service SMS ou d’horodatage externe n’est actif tant qu’il n’a pas été configuré et déclaré. Leur activation nécessite une mise à jour de la liste des prestataires, l’encadrement des transferts éventuels et l’information des entreprises concernées.

Combien de temps ?

Les comptes restent actifs jusqu’à leur fermeture. Par défaut, les brouillons sont conservés 30 jours et les dossiers terminés 365 jours ; le responsable de l’espace peut adapter ces durées et les échéances individuelles selon ses besoins et obligations. Ces valeurs ne sont pas présentées comme des délais légaux universels. Le propriétaire est prévenu au moins sept jours avant l’effacement. Un gel juridique motivé bloque l’effacement et comporte une date de réexamen, au plus tard un an après sa mise en place.

Les exports sont disponibles 24 heures. Les OTP expirent après dix minutes, les sessions de signature après une heure et les sessions de compte après sept jours. Les messages livrés sont débarrassés de leur contenu après 24 heures. Les journaux administratifs et reçus de suppression sont conservés 180 jours. Les sauvegardes dédiées ont une rétention de 30 jours ; une restauration doit réappliquer les suppressions avant toute remise à disposition. Une copie présente dans une sauvegarde n’est pas utilisée comme une donnée active.

Vos droits et vos démarches

Vous pouvez accéder à vos données, les rectifier, demander leur effacement ou la limitation du traitement, exercer votre opposition lorsque applicable et demander la portabilité des données concernées. L’espace Paramètres → Vie privée permet l’export ZIP et la fermeture du compte. Les informations de profil et l’email se modifient dans les paramètres. Une suppression de compte peut être annulée pendant sept jours. Les données d’un autre responsable ou nécessaires à la défense d’un droit peuvent nécessiter un examen motivé ; aucun refus automatique général n’est appliqué.

Écrivez à privacy@hg-hosting.fr. Nous répondons en principe dans un mois. Une prolongation motivée, dans les limites du RGPD, vous est notifiée si nécessaire. Nous ne demandons une preuve d’identité supplémentaire qu’en cas de doute raisonnable et de manière proportionnée. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Cookies et absence de suivi publicitaire

Seuls les cookies nécessaires à la connexion et à la signature sont utilisés. Le navigateur mémorise aussi le thème, l’espace sélectionné et temporairement une invitation pour reprendre le parcours. Aucun cookie publicitaire, mesure d’audience, profilage commercial ou session replay n’est intégré. La collecte de l’IP dans le dossier de preuve est désactivée par défaut ; son activation nécessite une finalité et une information appropriées.